Salons & événementiel

1. Analyser l'historique

Listez tous les événements auxquels vous avez participé sur les 12 derniers mois. Dans Mandare, filtrez vos transactions par catégorie événementielle et par fournisseur. Complétez avec les notes de frais, les factures de prestataires et les devis validés. Notez le coût total par événement, pas seulement le stand. Incluez les déplacements, les repas et les goodies.

2. Définir une enveloppe réaliste

Partez du nombre d'événements prévus cette année. Multipliez par le coût moyen constaté l'année précédente. Ajoutez une marge de 15 % pour les imprévus.

Fourchette indicative :

• Indépendant : 200 à 800 € par mois (lissé sur l'année)
• TPE (2 - 10 personnes) : 800 à 3 000 € par mois
• PME (10 à 50 personnes) : 3 000 à 10 000 € par mois

Ces montants varient fortement selon le secteur et le nombre de salons ciblés. Une entreprise B2B tech avec 3 salons majeurs par an dépensera plus qu'une société de conseil qui privilégie les événements clients internes.

3. Prévoir les variations

Les salons ont un calendrier fixe. Identifiez les mois de forte dépense (souvent septembre-octobre et mars-avril en France). Provisionnez les montants sur ces périodes. Anticipez les hausses de tarifs des organisateurs, fréquentes d'une année à l'autre. Gardez une réserve pour un événement opportuniste non planifié. Si vous prévoyez d'ouvrir un deuxième bureau ou de vous internationaliser, ajoutez un poste pour les salons à l'étranger.

Location de stand et surface d'exposition

Le premier poste de dépense d'un salon professionnel. Le tarif dépend de la surface, de l'emplacement et de la notoriété de l'événement. Les réservations se font souvent 6 à 12 mois à l'avance.

Exemples :

• Viva Technology — stand (3 000–15 000 € selon la surface)
• Paris Retail Week — espace exposant (2 500–10 000 €)
• BPI Inno Génération — stand partenaire (1 500–5 000 €)
• Web Summit, SaaStr, IFTM Top Resa, etc.

Fréquence : ponctuel (1 à 4 fois par an).

Conception et production du stand

Création graphique, impression, mobilier, éclairage, signalétique. Un stand clé en main coûte plus cher mais évite la gestion multi-prestataires.

Exemples :

• Creaboost (2 000–8 000 € pour un stand sur mesure)
• Exhibit Group (3 000–12 000 €)
• Imprimeries en ligne type Exaprint, Vistaprint (200–1 500 € pour kakémonos, flyers, PLV)

Fréquence : ponctuel, lié à chaque événement.

Goodies et supports marketing

Objets promotionnels distribués sur le stand ou lors de conférences. Le budget varie selon la quantité et la qualité perçue.

Exemples :

• Goodies Factory (500–3 000 € par lot)
• Cadeaux.com (300–2 000 €)
• Stickers, carnets, tote bags, clés USB : budget moyen 500–2 500 € par événement

Fréquence : ponctuel, avant chaque événement.

Déplacements et hébergement événementiels

Transport, hôtels, taxis et repas pour l'équipe présente sur le salon. Ce poste explose quand l'événement est hors ville ou à l'étranger.

Exemples :

• SNCF / Air France (100–500 € par personne aller-retour)
• Hôtels via Navan, B&B Hotels, Accor (80–200 € la nuit)
• Uber, taxis, indemnités repas (30–80 € par jour par personne)

Fréquence : ponctuel, à chaque déplacement événementiel.

Organisation d'événements propres

Petit-déjeuner client, afterwork, workshop, webinaire avec lieu physique. Les coûts incluent le traiteur, la salle, la technique et parfois un intervenant externe.

Exemples :

• Location de salle via Kactus, Bird Office (300–2 000 €)
• Traiteur via Frichti Pro, FoodChéri (15–40 € par personne)
• Matériel technique : micro, vidéo, livestream (200–1 500 €)

Fréquence : ponctuel (1 à 6 fois par an).

Sponsoring et billetterie

Entrées VIP, packs sponsors, places de conférence pour l'équipe ou pour inviter des prospects. Souvent négociés en package avec le stand.

Exemples :

• Tickets conférences (200–1 500 € par personne)
• Packs sponsoring (2 000–10 000 € selon la visibilité)
• Invitations clients / prospects (50–300 € par invitation)

Fréquence : ponctuel, 1 à 4 fois par an.

Créer un budget événementiel global

Dans Mandare, créez un budget dédié "Événementiel & salons". Regroupez-y toutes les dépenses liées aux salons, conférences et événements internes. Assignez une enveloppe annuelle que Mandare lissera automatiquement en suivi mensuel.

Utiliser les tags par événement

Créez un tag par événement (ex : "VivaTech 2025", "Petit-déj clients Q3"). Appliquez-le à chaque transaction liée. Vous pourrez ainsi comparer le coût réel de chaque événement dans le tableau de bord.

Configurer des règles de catégorisation automatique

Paramétrez des règles par fournisseur récurrent : organisateur de salon, imprimeur, traiteur habituel. Les futures transactions seront catégorisées sans intervention manuelle.

Activer les alertes de dépassement

Configurez une alerte à 80 % de l'enveloppe. Vous recevrez un signal avant d'atteindre le plafond. Utilisez le tableau de bord budget vs réel pour ajuster en cours de trimestre.

Budgéter événement par événement

Ne créez pas une seule enveloppe globale sans découpage. Attribuez un sous-budget ou un tag à chaque salon. Vous pourrez mesurer le coût unitaire et comparer la rentabilité de chaque participation.

Comptabiliser tous les coûts périphériques

Le stand n'est que la partie visible. Ajoutez systématiquement les déplacements, hébergements, repas, goodies et temps de préparation. Le budget complémentaire Déplacements professionnels peut vous aider à isoler ces frais.

Décider la participation au salon N+1 avec les données du salon N

Avant de reconfirmer un événement, consultez l'écart budget vs réel dans Mandare. Croisez le coût total avec les leads ou contacts générés. Cela vous évitera de reconduire un salon par habitude.

Réserver et payer en avance pour réduire les coûts

Les tarifs early bird des organisateurs sont souvent 20 à 30 % moins chers. Planifiez vos participations 6 mois à l'avance. Intégrez ces échéances dans votre suivi de trésorerie Mandare.

Mutualiser avec le budget Partenariats & sponsoring

Si vous sponsorisez un événement, les lignes budgétaires se recoupent. Définissez une règle claire : le sponsoring va dans le budget Partenariats & sponsoring, la logistique reste dans Événementiel & salons. Vous évitez les doublons et les zones grises.